Analisi dei processi interni

• Lo studio lavora come una catena su due sedi: istruttoria, redazione, stipula, repertorio e adempimenti, fatturazione, spedizione e archivio. Ogni anello dipende dalla qualità del precedente.
• Next regge bene la parte centrale. I problemi stanno ai bordi: la posta in arrivo, i fogli tenuti a mano, le funzioni che Next non ha.
• Il tempo si perde prima e dopo Next: allegati archiviati a mano (fino a un'ora per pratica), sospesi ricostruiti in Excel, certificazioni per il 770 copiate tra due file, ventennali letti su carta.
• Il controllo di qualità è affidato alle persone, non a uno strumento. Sei persone su sedici chiedono un controllo dell'atto: è il bisogno più condiviso.
• Due colli di bottiglia: il tempo del notaio e l'esperienza di chi "sa", che non è trasferita.
• Il rischio più immediato è organizzativo: conoscenze non scritte, archivio storico su un solo disco esterno, dati già passati su strumenti di IA generalisti.
• La strada che funziona è il controllo e il riepilogo, non la sostituzione: ogni strumento si presenta come risposta a una richiesta di chi lo userà.
• Il punto di arrivo è un gemello digitale dello studio su una macchina in sede, raggiunto per gradi.

• Il mandato: capire come lavora lo studio, persona per persona, e progettare un percorso di automazione e IA che liberi tempo senza introdurre errori, con i dati che restano nello studio.
• Le fonti: 16 registrazioni, 8 nella sede P_A il 28 ottobre, 6 nella sede A_O il 2 novembre, 2 con i titolari il 3 novembre. Ogni persona ha firmato una liberatoria.
• Circa 10 ore di registrazione, trascritte in locale e pseudonimizzate con uno script prima di qualsiasi analisi.

• La posta in Outlook, con caselle personali e condivise: una persona ne gestisce sette.
• I fogli Excel tenuti a mano: sospesi, recupero crediti, protesti, personale.
• Le cartelle sul PC dove si appoggiano i documenti scaricati.
• La carta: cartellina per pratica, minute stampate, ventennali sfogliati, originali controllati uno a uno.
• Le funzioni che Next non ha: report dei sospesi, certificazione per il 770, agenda sincronizzata con il telefono del notaio.
• I programmi esterni: portali di catasto e conservatoria, RUN, Entratel, Camera di Commercio, software dei protesti, procedure dell'Agenzia delle Entrate.
• In A_O il lavoro vive più dentro Next che in P_A.

• Acquisizione e posta. I documenti arrivano via email a pezzi, per giorni o settimane. Circa 50 email al giorno con allegati per chi fa istruttoria, fino a un'ora per pratica per archiviarli.
• Istruttoria e ventennale. Il lavoro più lungo e più da esperto: decine di documenti per pratica. Le banche chiedono le relazioni sempre prima.
• Preventivi. Imposte da Next, onorario a mano. Si rifà tutto quando cambiano i valori; le richieste arrivano spesso incomplete.
• Redazione. Si parte dalle bozze di Next, che non vanno modificate. Gli atti societari si scrivono senza bozze. L'IA integrata in Next, provata una volta, copiava l'atto di provenienza.
• Controlli prima della stipula. Il controllo è la catena stessa: ognuno guarda i dati che servono a lui, e un errore ripetuto può arrivare fino in fondo. La minuta della banca si confronta a mano.
• Stipula. In A_O si concentra il mercoledì; nei giorni di stipula il resto del lavoro si ferma.
• Repertorio, adempimenti, originali. L'estratto repertoriale si controlla a occhio. Le istanze vanno ancora su carta o PEC. Il controllo degli originali è in arretrato: 100-170 atti al mese, oggi si lavora febbraio 2025.
• Fatturazione e sospesi. Next non produce il riepilogo dei sospesi, ricostruito in Excel. Le certificazioni per il 770 si copiano tra due file e richiedono settimane.
• Spedizione e archivio. Le copie partono via PEC da Next. L'archivio storico scansionato sta su un disco esterno.
• Societario e Camera di Commercio. Gli adempimenti camerali si fanno nel programma della Camera per scelta, ed è giusto così. C'è un passaggio doppio tra colloquio del notaio e richiamata del cliente.
• Protesti. Un settore a sé, con criteri delle banche mai scritti. Fino a 40 fatture in un giorno di picco.
• Lavori fuori standard. Pratiche per clienti stranieri, circa due ore a settimana nelle settimane piene; istanze e volture complicate.
• Direzione. Giornata in mezz'ore dalle 9 alle 19, circa l'80% in relazione. Orizzonte: mantenere il ritmo fino al 2029; primi pensionamenti dal 2028.

Dati dichiarati, non misurati sul campo.

~50

email al giorno con documenti, per chi fa istruttoria

1 ora

al massimo per archiviare gli allegati di una pratica

17 volte

lo stesso preliminare ricevuto per una pratica

100-170

atti al mese da controllare negli originali

10-20 giorni

per controllare gli originali di un mese

60 giorni

per fatturare i depositi, a blocchi di giornate intere

40

fatture dei protesti in un giorno di picco

~80%

del tempo del notaio dedicato alla relazione

4

persone fanno il ventennale

6

persone chiedono un controllo dell'atto

• Le persone sono legate al proprio lavoro. Il timore più dichiarato è uno strumento che tolga il ragionamento.
• Molte attività sono di verifica: è lì che uno strumento aiuta senza togliere valore a chi lavora.
• Oggi la carta è lo strumento di controllo. Dove si stampa per controllare, c'è spazio per un controllo automatico.
• Serve un protocollo condiviso di archiviazione dei documenti, prima ancora che in Next.
• Metà delle persone di P_A ha usato strumenti di IA generalisti, in almeno un caso con documenti dello studio. Manca una regola, non è una colpa di nessuno.
• Funzionano controlli e riepiloghi che partono da ciò che ciascuno ha chiesto. Chi rientra da un'assenza deve trovare il proprio metodo scritto e riconosciuto.

Il peso dipende da quante persone hanno espresso il bisogno in modo indipendente e da quanto costerebbe un errore.

1. Controllo dell'atto: dati, testo, minuta della banca, originali, estratto repertoriale.
2. Posta collegata alle pratiche: riepilogo mattutino, mail senza risposta.
3. Ventennale: leggere ispezioni e visure.
4. Preventivi.
5. Report e cruscotti.
6. Pagamenti sospesi e recupero crediti.
7. Documenti da compilare su modello: 770, solleciti, istanze, procure.
8. Fatture dei protesti.
9. Passaggio di conoscenze per chi esce tra il 2028 e il 2031.

• Backup dell'archivio storico. Va chiarito dove stanno le pratiche digitalizzate.
• Policy sull'uso dell'IA. Una pagina su cosa si può caricare su strumenti esterni e cosa no, con uno strumento interno per traduzioni, riformulazioni e spiegazioni.
• La conoscenza non scritta. Una mappa delle conoscenze critiche e sessioni trasformate in procedure. Il lavoro è già cominciato in A_O.
• Le persone. Un approccio graduale, nei tempi di ciascuno: il fattore umano è la parte più delicata del progetto.
• Il monitoraggio. Conteggi per pratica, sede e tipo di atto sì. La produttività individuale va impostata con il consulente del lavoro e mai con un modello di IA, che la renderebbe ad alto rischio.

• Stadio 1. 5-6 strumenti piccoli, costruiti su quello che le persone hanno chiesto. In produzione solo dopo un risparmio di tempo misurato. Regole fisse prima dell'IA.
• Stadio 2. Gli stessi strumenti resi "parlanti": collegati a un modello in locale che li interroga e cita da dove viene la risposta.
• Stadio 3. Il gemello digitale: strumenti, dati di Next e documenti dei fascicoli in un'unica base, con permessi per ruolo, su una macchina in sede.

Sei motori, uno strumento per persona

• Smistatore della posta: prototipo pronto, provato su dati finti.
• Controllo dell'atto: funzioni base esistenti.
• Lettore di visure e ispezioni: da costruire, servono documenti reali.
• Compilatore di documenti da modello: da costruire.
• Report e cruscotti: da costruire, dipende da Next.
• Calcolatori per protesti, preventivi con più immobili, fatture divise, depositi: da costruire.

• La maggior parte degli strumenti del primo stadio lavora a regole scritte da persone: non è un sistema di IA e resta fuori dal regolamento. Restano il GDPR e le norme sul lavoro.
• L'unico uso che sarebbe ad alto rischio, la valutazione automatica delle persone, è escluso dal programma per scelta.

Obblighi già in vigore

• Formazione di chi usa sistemi di IA (art. 4, dal 2 febbraio 2025).
• Trasparenza: chi usa un sistema di IA deve saperlo (art. 50, dal 2 agosto 2026).
• Legge 132/2025: informare i clienti in modo chiaro (art. 13) e i lavoratori sui sistemi automatizzati (art. 11).

Cosa facciamo subito

• Registro degli strumenti con le regole d'uso, un'ora di formazione con foglio presenze, una frase per i clienti, la valutazione d'impatto.

• Una macchina in sede con un modello di IA installato in locale: nessun dato esce dall'edificio. La seconda sede si collega con un tunnel cifrato.
• Sicurezza: backup cifrato ogni sera in un altro luogo, accesso solo via VPN, utenti nominali, autenticazione a due fattori, registro di ogni operazione.
• Cosa contiene: i dati delle pratiche estratti da Next, i documenti dei fascicoli e l'archivio storico resi ricercabili, le procedure scritte delle persone.
• Cosa fa: risponde a domande sul lavoro dello studio citando la fonte e prepara bozze da verificare. Segnala, non decide.
• Cosa non fa: non firma, non modifica le bozze di Next, non manda mail da solo, non calcola imposte per conto proprio. I permessi sono per ruolo.
• Cosa risolve: il notaio meno inseguito, un metodo che resta quando qualcuno esce, controlli sistematici prima della stipula, sospesi che non sfuggono.

È la misura organizzativa chiesta dall'art. 4 dell'AI Act: quali strumenti si usano, chi li usa, per cosa, con quali dati. Si rivede ogni sei mesi e a ogni nuovo strumento.

Le sei regole

1. Mai dati di clienti su strumenti esterni, nemmeno per una prova.
2. Fuori si può riformulare testi senza dati personali, farsi spiegare una norma, tradurre dopo aver tolto i nomi.
3. Ogni risposta si verifica: chi firma risponde del contenuto, non lo strumento.
4. Prima lo strumento di studio, quando esiste.
5. Si dichiara l'uso di uno strumento esterno, con account intestati allo studio.
6. Se qualcosa esce, si avvisa un titolare entro la giornata. Nessuna colpa per chi segnala.

Formazione

• Un'ora a tutto il personale delle due sedi entro gennaio 2027, ripetuta ogni anno e per chi entra.